Jedes Unternehmen, welches Mitarbeiter beschäftigt, verfügt über Personalakten. Die Akten können in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahrt werden. Für die Form der Aufbewahrung gibt es keine Vorschriften. Jedoch müssen bei der Führung und auch bei der Aktenvernichtung einige arbeits- und datenschutzrechtliche Vorgaben berücksichtigt werden. Obwohl es keine Pflicht zur Führung einer Personalakte gibt, kann sie für beide Parteien sehr nützlich sein. Hier erfährt man, worauf es bei der Führung einer Personalakte ankommt.
Nützliche Fakten zur Personalakte im Überblick
Eine Personalakte wird vom Arbeitgeber geführt. Die Akte enthält alle wichtigen Informationen zum Arbeitnehmer. Mit einer Personalakte verschafft man sich einen guten Überblick über den dienstlichen Werdegang eines Mitarbeiters. Hat man eine Personalakte über einen Mitarbeiter erstellt, muss die Akte weder über eine bestimmte Form verfügen noch einen besonderen Inhalt enthalten. Die Führung von Personalakten für Beamte wird im Gesetz allerdings genau beschrieben. So müssen die Daten über den Beamten unbedingt mit dem Dienstverhältnis zusammenhängen. Doch welche Informationen stehen in der Regel in einer Personalakte? Häufig findet man in der Personalakte Arbeitszeugniskopien oder den Lebenslauf. In einer Personalakte kann man sämtliche Informationen über den Mitarbeiter sammeln. Allerdings müssen sich die Informationen auf den dienstlichen Werdegang beziehen. Persönliche Daten dürfen hingegen nicht in einer Personalakte aufbewahrt werden. Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen findet man ebenfalls in der Personalakte ebenso wie amtliche Urkunden oder Urlaubsanträge.
Welche Inhalte sind in der Personalakte nicht erlaubt?
Sobald der Arbeitgeber sensible personalbezogene Informationen über seine Mitarbeiter sammelt, ist dies rechtlich nicht erlaubt. Laut Datenschutz-Grundverordnung dürfen Arbeitgeber nämlich keine Informationen zu religiösen Ansichten, sexuellen Überzeugungen oder politischen Blickwinkeln in der Personalakte aufbewahren. Verfügt der Arbeitgeber über ärztliche Unterlagen des Mitarbeiters, ist dies ebenfalls gemäß DSGVO nicht erlaubt. Zu den ärztlichen Unterlagen zählen zum Beispiel Atteste, eine Liste über die Krankentage oder vertrauliche Informationen des Betriebsarztes. Da es bezüglich der Personalakte ein Recht auf Einsicht gibt, kann der Arbeitnehmer seine Akte jederzeit einsehen. Wurden Änderungen an der Akte vorgenommen, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer dies nicht mitteilen. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, wenn Arbeitnehmer regelmäßig von ihrem Recht auf Einsicht Gebrauch machen. Mitarbeiter dürfen sich während der Einsicht der Akte sogar Notizen machen. Sobald die Aufbewahrungsfristen für die ausgeschiedenen Mitarbeiter abgelaufen sind, müssen die Akten datenschutzgerecht konform vernichtet werden