In Zeiten der Digitalisierung ist das Arbeiten von unterwegs oder aus
dem Homeoffice ein großer Trend. Sogar viele Firmen haben gar keinen physischen
Standort mehr, wenn es nicht zwingend nötig ist. Ein virtuelles Büro kann
dabei unterstützend wirken. Welche Vorteile es bietet und was man dabei
beachten sollte, zeigt dieser Artikel.
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Was ist ein virtuelles Büro?
Bei einem virtuellen Büro handelt es sich um eine Adresse für ein Unternehmen,
an der man jedoch nicht arbeitet. Zu diesem Zweck können
Unternehmen eine Geschäftsadresse mieten. Dafür gibt es bereits einige
Services, da die Nachfrage nach einem virtuellen Büro steigt. Fakt ist,
dass nicht nur Einzelunternehmer, sondern auch große Firmen auf ein virtuelles
Büro setzen.
Allerdings handelt es sich nicht um eine leere Adresse. Ein virtuelles Büro
ist keine Briefkastenadresse! Hinter dem virtuellen Büro stehen Mitarbeiter,
die sich um die Bürokommunikation kümmern. Dabei bietet jeder Anbieter etwas
andere Leistungen an. Zu den standardmäßig verfügbaren Leistungen gehört
es, dass die Mitarbeiter die eintreffende Post per E-Mail oder postalisch
weiterleiten. Ist die Adresse nicht so weit entfernt, kann die Post auch
persönlich abgeholt werden.
Bei anderen ist sogar eine Telefonnummer inklusive. Wird ein Telefonservice
angeboten, werden Anrufe von professionellem Personal entgegengenommen und
dokumentiert. So müssen sich Unternehmer nicht mit Anfragen herumschlagen,
wenn sie gerade unterwegs sind und keine Zeit haben.
Übrigens: Ein virtuelles Büro eignet sich für viele Branchen – vom
SAP-Spezialisten
bis hin zum Designer.
Welche Vorteile bietet ein virtuelles Büro?
Ein virtuelles Büro bringt viele Vorteile mit sich. In erster Linie wird
eine Geschäftsadresse aus dem Grund gemietet, da eine Adresse hermuss, die
im Impressum, auf Rechnungen und anderen Dokumenten für die Kommunikation
mit Kunden, Geschäftspartnern und Co. angegeben werden kann. Viele Unternehmer
möchten zu diesem Zweck nicht ihre Privatadresse angeben. So wahrt ein virtuelles
Büro die Privatsphäre, sodass keine privaten Daten nach außen gelangen.
Zudem sind es meist solche Unternehmen, bei denen keine Notwendigkeit auf
einen tatsächlichen physischen Standort besteht. Mitarbeiter arbeiten womöglich
von zu Hause aus oder haben ihren Laptop auf Reisen dabei. Man spricht in
dem Bezug auch gerne von digitalen Nomaden. Ein virtuelles Büro ist somit
wesentlich kostengünstiger als ein voll ausgestattetes Büro.
Überdies hinaus bietet ein virtuelles Büro einen weiteren großen Vorteil:
Jederzeit ist ein professionelles Auftreten möglich. Schon lange gilt es
als die Methode schlechthin, einen optimalen Außenauftritt zu ermöglichen.
Denn viele virtuelle Büros ermöglichen eine postalische sowie telefonische
Erreichbarkeit.
In Sachen Seriosität ist ein virtuelles Büro ein wahrer Segen. Heutzutage
werden Unternehmen in Deutschland ohne festen Firmensitz eher als unseriös
und unprofessionell angesehen. Aus diesem Grund ist es für Gründer fast
schon essenziell, eine Geschäftsadresse zu mieten, wenn sie nicht ohnehin
über ein Büro verfügen.
Übrigens: Ein virtuelles Büro in Deutschland eignet sich auch für alle,
die im Ausland arbeiten. Warum? Tatsächlich schrecken viele potenzielle
Kunden oder Geschäftspartner davor zurück, über eine ausländische Telefonnummer
oder Adresse mit einem Unternehmen in Kontakt zu treten. Ein virtuelles
Büro hilft Unternehmern dabei, dass sie all diese Personen trotzdem erreichen.
Auch dann, wenn sich der eigentliche Arbeitsplatz an einem ganz anderen
Ort befindet.
Was macht ein gutes virtuelles Büro aus?
Selbstverständlich sind alle Ansprüche verschieden. So unterschiedlich
sind auch die Leistungen eines virtuellen Büros. Wichtig ist, dass alle
individuellen Anforderungen erfüllt werden.
Viele virtuelle Büros sind sehr zentral gelegen. Auf diese Weise sind sie
gut für Gäste erreichbar. Wer darauf keinen großen Wert legt, kann auch
ein virtuelles Büro in einer abgeschiedenen Gegend wählen. Die Möglichkeiten
sind vielfältig.
Wer zudem einen Telefonservice wünscht, sollte Ausschau nach einem entsprechenden
Dienstleister halten. Essenziell ist, dass der Service kompetent und professionell
ist. Da dies jedoch für viele Unternehmer zweitrangig ist, wird auf den
Service oftmals verzichtet.
Viel wichtiger ist die eigentliche Adresse. Immerhin geht es darum, einen
Standort zu haben, den man im Impressum und auf Rechnungen angeben kann.
Tatsächlich werden einige Adressen als seriöser wahrgenommen als andere.
Daher sollten Unternehmer genau darauf achten, wie die neue Firmenadresse
wirkt. Dann steht
mobilem Arbeiten nichts mehr im Weg!
Fazit
Das virtuelle Büro wird von immer mehr Unternehmern sehr geschätzt. Es
bietet große Vorteile wie eine gewisse Flexibilität, was den Arbeitsort
angeht. Doch auch der professionelle Auftritt, der durch ein virtuelles
Büro erzielt wird, ist nicht zu verachten. Wer auf der Suche nach einem
virtuellen Büro ist, sollte sich zunächst mit den eigenen Anforderungen
auseinandersetzen und dann das Angebot wählen, das am ehesten mit den individuellen
Präferenzen übereinstimmt.