Prozessorientierte Einführung des Qualitätsmanagement mit SAP QM

Dr. Gottfried Netz - Wermelskirchen, September 2013

Inhalt

Einführung
Materialfluss durch das Unternehmen
... Bestellungen
... Wareneingang zur Bestellung
... Materialentnahme zum Fertigungsauftrag
... Kontrolle der Arbeitsvorgänge eines Fertigungsauftrags
... Wareneingang zum Fertigungsauftrag in das Lager
... Warenausgang zur Lieferung
Reklamationsmeldungen
... Kundenreklamationen
... Lieferantenreklamationen
... Interne Aufgabenverteilung und Überwachung
... Integration der Anwendungen
Zusammenfassung


Einführung

Das Qualitätsmanagement gehört, neben den Werkzeugen Klassifizierung, Chargenmanagement, Änderungsdienst und Dokumentenverwaltung, zu den modulübergreifenden Anwendungen in SAP.

Daher wird QM im Zusammenhang mit den Modulen MM, PP und SD eingesetzt.

Im Vordergrund steht zunächst das Erfassen von qualitativen und quantitativen Merkmalen in einem Unternehmen. Dies wird in anderen QS-Systemen ähnlich durchgeführt.

Der nächste Schritt ist, mit den Ergebnissen die Geschäftsprozesse in einem Unternehmen manuell oder automatisch zu lenken. Dies ist durch die vollständige Integration des QM Moduls in alle anderen SAP Module möglich. Folgende Prozesse können gesteuert werden:

  • Der Materialfluss durch das Unternehmen
  • Die Reklamationsmeldungen
    • Kundenreklamationen
    • Lieferantenreklamationen
    • Interne Reklamationen

Die individuelle Anpassung der Prozesse in SAP an ein Unternehmen erfolgt durch das Setzen von Parametern (Customizing), Customer Exits und Badis. Customer Exits und Badis sind von SAP vorgesehene Schnittstellen, um die Software durch Programmierung zu erweitern.


Materialfluss durch das Unternehmen

Die Steuerung des Materialflusses wird in Abhängigkeit von der Qualität, der Menge und des Gültigkeitsdatums vorgenommen. Die Steuerung kann an Hand der folgenden grafischen Darstellung beschrieben werden.

Abbildung Qualitätssteuerung SAP QM

Bestellungen

Die Steuerung durch QM beginnt mit der Anlage einer Bestellung. Ist kein Q-Infosatz zu der gewünschten Material-Lieferanten Kombination angelegt oder freigegeben, kann die Bestellung nicht angelegt werden.


Wareneingang zur Bestellung

Zu der Bestellung wird ein Wareneingang gebucht. Mit dieser Buchung werden Prüfungen initialisiert. Aufgrund der Prüfergebnisse wird ein Verwendungsentscheid getroffen, der die Warenbewegungen in das Lager steuert.

Ein Lager wird bei vielen Installationen mit dem Warehouse Management verwaltet, d.h. es ist in Lagernummern, Lagertypen und Lagerplätze unterteilt.

Auf diese Weise kann das Material in Abhängigkeit von seiner Qualität auf dafür vorgesehene Lagerplätze verteilt werden. Außerdem kann Material aus Erstmusterbestellungen automatisch in einen besonderen Lagertyp eingelagert werden.


Materialentnahme zum Fertigungsauftrag

Bei einer Warenentnahme aufgrund eines Fertigungsauftrags wird die Ware aus dem Lager entnommen und in der Fertigung verwendet.

Das System kann automatisch ein Prüflos erzeugen, wenn ein Warenausgang gebucht wird. Bei einem Warenausgang wird das Material in der Regel vom frei verwendbaren Bestand entnommen und an eine Kostenstelle, ein Projekt, einen Kunden oder an ein anderes Kontierungsobjekt gebucht. Wenn das System ein Prüflos bei Warenausgang erzeugt, ist dieses nicht bestandsrelevant.


Kontrolle der Arbeitsvorgänge eines Fertigungsauftrags

Für die Kontrolle der Arbeitsvorgänge eines Fertigungsauftrags gibt es zwei Anwendungen, die beide auch gleichzeitig eingesetzt werden können.

  • Zwischen die Arbeitsvorgänge können ein oder mehrere Prüfvorgänge eingeschoben werden. Dies kommt insbesondere dann zum Einsatz, wenn die Prüfkosten getrennt von den Fertigungskosten erfasst werden sollen.
  • Die Arbeitsvorgänge, die auch Prüfungen enthalten, werden mit Prüfmerkmalen versehen, die vor dem Rückmelden der Vorgänge bewertet sein müssen.

Wareneingang zum Fertigungsauftrag in das Lager

Die Prüfungen des Wareneingangs zum Fertigungsauftrag werden so gesteuert wie zum Wareneingang der Bestellung. Die Prüfungen unterscheiden sich durch die Prüfart und die Einstellung der Parameter.


Warenausgang zur Lieferung

Der Warenausgang zu einer Lieferung wird entsprechend der Materialentnahme zu einem Fertigungsauftrag gesteuert. Die Parameter können unterschiedlich eingestellt werden.


Reklamationsmeldungen

Kundenreklamationen

Kundenreklamationen werden in der Regel von einem Vertriebsmitarbeiter aufgenommen und in SAP angelegt. Durch die Integration aller Abteilungen in SAP, ist es möglich alle Arbeiten, die aufgrund der Reklamation ausgeführt werden müssen, zentral an einer Stelle zu speichern.

Dadurch können folgende Fragen beantwortet werden:

  • Wie hoch war der Aufwand für das Unternehmen?
  • Wie lange hat es gedauert bis der Kunde zufrieden war?

Nachdem eine Kundenreklamation aufgenommen worden ist und die QS-Abteilung den Fehler festgestellt und analysiert hat, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um den Fehler zu beseitigen.

Zu jeder Maßnahme wird ein Verantwortlicher festgelegt, der automatisch mit einer E-Mail über seine Aufgabe informiert wird. Der Verantwortliche schließt die Maßnahme ab, wenn alle Arbeiten dazu erledigt worden sind.

Eine Maßnahme kann sein, dass eine Reparatur im Werk durchgeführt werden muss. Dann werden über interne Schnittstellen die Module SD (Rücksendung), PP (Reparaturauftrag) und MM (Einkauf) eingebunden.


Lieferantenreklamationen

Lieferantenreklamationen sind Reklamationen, die das Unternehmen aufgrund fehlerhafter Lieferungen an seine Lieferanten sendet. Diese Reklamationen können in allen Abteilungen angelegt werden, die Lieferantenfehler feststellen.

Nach einer Analyse der Beanstandungen müssen auch hier Maßnahmen ergriffen werden, um die Fehler zu beseitigen. Die Maßnahmen sind für spätere Auswertungen codiert. Folgende Maßnahmen sind in SAP vorgesehen:

  • Für den Lieferanten wird ein Q8-Bericht erstellt.
  • Die Artikel werden an den Lieferanten zurückgesandt (Lieferung an den Lieferanten).
  • Die Nacharbeit wird zu Lasten des Lieferanten durchgeführt (Fertigungsauftrag).
  • Die Nacharbeit wird zu Lasten des Unternehmens durchgeführt (Fertigungsauftrag).
  • Es werden neue Artikel bestellt (Bestellanforderung).
  • Die Artikel werden verschrottet.

Interne Aufgabenverteilung und Überwachung

Eine spezielle Aufgabe kann hier eine interne Reklamation sein, die mit entsprechenden Maßnahmen bearbeitet wird.

Zu dieser Art einer Q-Meldung gibt es ein Partnerschema, das als Pflichtpartner einen Koordinator und Verantwortliche User für die Maßnahmen enthält. Verantwortlicher kann jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen sein.

Der für die Verteilung von Aufgaben Berechtigte legt eine Meldung ( Aufgabe ) in SAP an und trägt dafür einen Koordinator ein, der z.B. für die interne Reklamation verantwortlich ist.

Der Koordinator analysiert die Aufgabe und bestimmt die notwendigen Maßnahmen. Zu jeder Maßnahme trägt er einen Verantwortlichen für diese Maßnahme ein. Jeder Verantwortliche für eine Maßnahme wird automatisch über E-Mail von seiner Aufgabe unterrichtet und hat die Berechtigung, nach Erledigung seiner Arbeiten, die Maßnahme abzuschließen.

Sind alle Maßnahmen abgeschlossen, wird der Koordinator per E-Mail darüber unterrichtet und überprüft das Ergebnis. Ist er mit dem Ergebnis zufrieden, schließt er die Meldung.

Andernfalls kann er neue Maßnahmen mit neuen Verantwortlichen hinzufügen. Sind alle neuen Maßnahmen abgeschlossen, wird der Koordinator wieder automatisch per E-Mail darüber unterrichtet.


Integration der Anwendungen

Alle Anwendungen der Qualitätsmeldungen sind intern mit der FMEA (Fehlermöglichkeit und Einflussanalyse) und dem Produktionslenkungsplan verbunden.


Zusammenfassung

Es gibt viele, zum Teil sehr gute, Qualitätssicherungssysteme. Der entscheidende Vorteil einer Einführung des Qualitätsmanagements mit SAP QM besteht in der hohen Integration des QM in alle Standardprozesse, die ohne zu entwickelnde Schnittstellen bereits vorhanden ist.

Eine automatische Qualitätslenkung ist daher mit weniger Aufwand umsetzbar als mit anderen Systemen.

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Autor

Dr. Gottfried Netz ist seit 8 Jahren SAP Senior Consultant Logistik bei der Gesellschaft für IT-Consulting mbH Manß & Partner. Als Beratungsleiter Logistik war er 7 Jahre bei der Consulting Firma GSOAG tätig. Er war Leiter des Trainingscenters SAP bei ATOS. Er übernahm verschiedene Lehraufträge für Informatik und Wirtschaftsinformatik an den Berliner Fachhochschulen und betreute Examensarbeiten zum Thema SAP QM.

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Die Manß & Partner GmbH unterstützt seit der Gründung 1991 sowohl Unternehmen aus dem Mittelstand als auch TOP 100 Konzerne bei der Optimierung von Geschäftsprozessen über SAP Systemimplementierung und Systemintegration bis hin zum Upgrade / Migration von SAP Systemen.

Die Kernkompetenzen umfassen Beratungsleistungen im SAP Enterprise Resource Planning (ERP), Logistik (LES/EWM), Variantenkonfiguration (VC), Supply Chain Management (SCM) und Customer Relationship Management (CRM). Zudem begleitet Sie Manß & Partner mit zuverlässigen Partnern bei Ihren internationalen Expansionen und den dazugehörigen weltweiten Rollouts der SAP Lösungen.

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